آراد برندینگ
خانه / مدیریت / مدیریت زمان

مدیریت زمان

مدیریت زمان برای برخورداری از حداکثر سلامتی و بهره‌وری شخصی و کاری حیاتی است.
میزان کنترلی که بر زمان و زندگی خود دارید، شاخصی مهم از میزان آرامش درونی، هماهنگی و سلامت ذهنی شما است. احساس عدم توانایی در کنترل زمان منبع اصلی استرس، نگرانی و افسردگی است. هر چه بهتر بتوانید رویدادهای مهم زندگی خود را سازماندهی و کنترل کنید، هر لحظه احساس بهتری خواهید داشت، انرژی بیشتری دارید، بهتر می‌خوابید و کارهای بیشتری انجام می‌دهید.
۱. قاطعانه تمرکز کنید
تمرکز و فقط پرداختن به یک کار از الزامات مهم دستیابی به موفقیت‌های بزرگ است. تمرکز یعنی وقتی کار روی مهم‌ترین وظیفه‌تان را شروع کردید، تصمیم بگیرید که آن را با پشتکار و بدون انحراف و حواس‌پرتی انجام دهید. توانایی شما برای تمرکز قاطعانه بر مهم‌ترین نوع استفاده از زمانتان، الزام شماره یک برای موفقیت است.
با هوشمندی، توانایی و خلاقیت می‌توانید به همه الزامات دیگر دست یابید، اما اگر در یک زمان نتوانید روی یک کار خاص تمرکز کنید، نمی‌توانید موفق شوید. باید کارهای مهم را اول انجام دهید، در هر زمان یک کار انجام دهید و کارهای نه چندان مهم را اصلا انجام ندهید. اگر نتوانید خود را موظف کنید تا قاطعانه تمرکز کنید، همیشه مشغول کار بر وظایف کم اولویت خواهید بود.
به قول اِرل نایتینگِل «هر موفقیت بزرگ در زندگی با تمرکز طولانی و پایدار حاصل می‌شود».
۲. تک‌کاری را تمرین کنید
تک‌کاری یکی از مهم‌ترین تکنیک‌های مدیریت زمان و اصول مدیریت زندگی است. وقتی کاری را شروع می‌کنید، تا اتمام ۱۰۰ درصد آن، به کار ادامه می‌دهید. تک‌کاری مستلزم این است که کاری را بارها و بارها شروع نکنید، یا آن را کنار نگذارید تا سراغ کار دیگری بروید و بعد دوباره به کار اول برگردید. با تک‌کاری، خود را موظف می‌دانید کاری که شروع کرده‌اید را کامل کنید و بعد سراغ کار دیگری بروید.
تک‌کاری را در مکاتبات خود به کار گیرید. موارد بی‌اهمیت را فورا جدا کرده و فقط یک‌بار به اسناد مهم رسیدگی کنید، یعنی بلافاصله آن‌ها را پر کرده یا به آن‌ها پاسخ دهید.
۳. وقفه‌ها را کنترل کنید
وقفه‌های غیرمنتظره و بدون هماهنگی از مهم‌ترین تلف‌کننده‌های وقت در کسب‌وکار و صنعت هستند. این وقفه‌ها می‌تواند به شکل زنگ دریافت ایمیل کامپیوتر، زنگ تلفن، زنگ دریافت پیامک یا افرادی باشد که به اتاقتان می‌آیند تا با شما صحبت کنند.

همه زمان کاری خود را کار کنید

قانون این است که «همه زمان کاری خود را به کار اختصاص دهید». وقتی به محل کارتان می‌روید، فورا کار را شروع کنید. با دیگران گپ نزنید، روزنامه نخوانید یا در اینترنت نچرخید. از آنجا که عصر دیروز برای امروز برنامه‌ریزی کرده‌اید، فورا مهم‌ترین کارتان را شروع کنید و به آن ادامه دهید، همه بخش‌ها را یک به یک انجام دهید تا مهم‌ترین کارتان را تمام کنید.
وقفه‌ها را به حداقل برسانید
وقتی کسی به شما زنگ می‌زند، فورا سر اصل مطلب بروید. چیزی شبیه این بگویید «سلام. خوشحالم که صداتو می‌شنوم، چه کمکی از دست من ساخته است؟»
فورا به اصل مطلب بپردازید و وقت تلف نکنید. قبل از تماس، به سرعت فهرستی از نکاتی که می‌خواهید در این تماس مطرح کنید را یادداشت کنید. وقتی زنگ زدید، بگویید «می‌دانم چقدر کار داری. سه مورد هست که باید با تو در میان بگذارم. آن‌وقت می‌گذارم سر کارت برگردی».
فورا برخیزید
برای به حداقل رساندن هزینه زمانی وقفه‌های غیرمنتظره، وقتی کسی به اتاقتان می‌آید، برخیزید، نزد او بروید و چیزی شبیه این بگویید «همین الان داشتم بیرون می‌رفتم، چه کاری از من ساخته است؟»
سپس با او از اتاق‌ بیرون بیایید و به راهرو بروید، با او صحبت کنید و به حرف‌هایش گوش دهید. وقتی حرفش تمام شد، بگذارید سر کارش برگردد و شما هم به اتاق و کارتان برگردید.
۴. تلفن را مدیریت کنید
تلفن می‌تواند خدمتکاری فوق‌العاده یا اربابی وحشتناک باشد،‌ مخصوصا اگر فکر کنید مجبورید به هر تماسی پاسخ دهید. برای کسب حداکثر بهره‌وری، باید تلفن را سر جایش بگذارید تا در نهایت برده هر کسی نباشید که شماره‌تان را می‌گیرد.
یکی از دلایلی که ما را برده جذابیت حواس‌پرتی می‌کند،‌ کنجکاوی است. نمی‌توانیم جلوی این کنجکاوی را بگیریم که چه کسی برایمان پیام فرستاده است یا اینکه چه کسی پشت خط است. تنها راه مقاومت در برابر وسوسه حواس‌پرتی این است که تلفن را خاموش کنید تا حتی صدای زنگش را هم نشنوید.

۵.ایمیل را مستخدم خود بدانید

روش شما در پرداختن به ایمیل‌ها اثر بزرگی بر کارتان دارد. بعضی‌ افراد برده ایمیل‌هایشان هستند. زنگ دریافت ایمیل‌شان روشن است و هر بار که ایمیلی دریافت می‌کنند، هر کار‌ی را رها می‌کنند تا آن را بخوانند. در واقع، «کارشان را عوض می‌کنند» و دوباره به کار اولشان برمی‌گردند و بلافاصله شفافیت و بازده مهم‌ترین کارهایشان را از دست می‌دهند.
دیگران می‌توانند صبر کنند
بعضی از بهره‌ورترین افرادی که می‌شناسم، پاسخ خودکاری برای ایمیل‌های‌شان تنظیم کرده‌اند. متن آن چیزی شبیه این است «من به خاطر مشغله زیاد فقط روزی دو بار به ایمیل‌هایم پاسخ می‌دهم. اگر ایمیلی برای من فرستاده‌اید، سعی می‌کنم هر چه زودتر به شما پاسخ دهم. اگر کارتان فوری است، با فلان شماره تماس بگیرید و با فلان شخص صحبت کنید».

مطلب پیشنهادی

خلاقیت و نوآوری در مدیریت

داشتن خلاقیت و نوآوری در مدیریت می تواند بهترین زمینه را برای رشد یک مجموعه فراهم آورد.

پاسخی بگذارید

آراد برندینگ